Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia informacje dotyczące naruszeń prawa w swoim miejscu pracy lub w kontekście związanym z wykonywaniem pracy.
Do sygnalistów mogą należeć:
1) Pracownicy – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
2) Współpracownicy – osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia, umowy o dzieło.
3) Praktykanci i stażyści – osoby uczące się lub odbywające staże zawodowe.
4) Kandydaci do pracy – osoby aplikujące o zatrudnienie.
5) Byli pracownicy – osoby, które wcześniej były zatrudnione w danej organizacji.
6) Osoby samozatrudnione – przedsiębiorcy działający na zasadzie jednoosobowej działalności gospodarczej, świadczący usługi na rzecz danej organizacji.
7) Akcjonariusze i wspólnicy – osoby posiadające udziały w organizacji.
8) Wolontariusze – osoby wykonujące pracę na zasadzie wolontariatu.
Naruszenia te mogą dotyczyć przepisów prawa krajowego lub unijnego i odnosić się do szerokiego zakresu dziedzin, takich jak bezpieczeństwo publiczne, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona danych osobowych, ochrona konsumentów, zapobieganie praniu pieniędzy, korupcji, czy też inne kwestie związane z interesem publicznym.
Zgodnie z art. 3 ustawy o sygnalistach, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy pub-licznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Ważne jest, że zgłoszenia mogą dotyczyć zarówno naruszeń, które już miały miejsce, jak i tych, które mogą mieć miejsce w przyszłości. Sygnalista nie musi posiadać pełnych dowodów na potwierdzenie naruszenia, jednak powinien działać w dobrej wierze, to znaczy z przekonaniem, że zgłaszane informacje są prawdziwe i mają znaczenie dla ochrony interesu publicznego.
UWAGA! W tej procedurze nie są zgłaszane naruszenia przepisów prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy!
Aby zapewnić skuteczne zgłaszanie naruszeń prawa, możesz skorzystać z następujących form komunikacji: • Kanał wewnętrzny:
Naruszenia prawa możesz zgłaszać przez dedykowany adres mailowy: sygnalista@elbudbis.pl
Na adres ten możesz zgłaszać wszystkie naruszenia prawa, w szczególności dotyczące sytuacji wewnętrznej w firmie. Do wiadomości kierowanych na adres e-miał ma dostęp tylko i wyłącznie Prezes Zarządu Elbudbis sp. z o.o.
Naruszenia prawa możesz zgłaszać do odpowiednich organów zewnętrznych, takich jak Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), prokuratura, Policja, UODO, KIO czy inne właściwe instytucje. Kanał ten może być wykorzystywany w przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia wewnętrznego nie przyniosło rezultatów lub gdy zgłaszający uważa, że naruszenie powinno być zgłoszone bezpośrednio do organów zewnętrznych.
Zgłoszenia naruszenia prawa możesz dokonać anonimowo. Warto jednak pamiętać, że w przypadku zgłoszeń anonimowych, ich skuteczność może być ograniczona, ponieważ trudno jest zapewnić dodatkowe informacje lub wyjaśnienia w przypadku potrzeby dalszej komunikacji z sygnalistą.
Niektóre organy zewnętrzne mogą również nie dopuszczać do rozpoznania zgłoszeń anonimowych. 6. Jakie informacje powinno zawierać skuteczne zgłoszenie naruszenia prawa?
Zgłaszanie naruszeń powinno być dokonywane zgodnie z następującymi zasadami:
Sygnalista powinien przedstawić informacje w sposób możliwie dokładny, kompletny i zgodny z rzeczywistością, wskazując na okoliczności, daty, miejsca, osoby zaangażowane oraz dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie.
Sygnalista powinien działać w dobrej wierze, tj. być przekonany, że zgłaszane informacje są prawdziwe i dotyczą rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń. Zgłoszenia dokonywane w złej wierze, mające na celu jedynie zaszkodzenie osobom lub firmie, mogą skutkować odpowiedzialnością prawną sygnalisty.
Firma zobowiązuje się do zachowania poufności informacji zawartych w zgłoszeniach oraz do ochrony tożsamości sygnalisty, o ile nie zostanie ona ujawniona za jego zgodą lub gdy wymagają tego przepisy prawa.
Proces rozpatrywania zgłoszeń obejmuje następujące kroki:
Zgłoszenie jest rejestrowane Prezesa Zarządu Elbudbis sp. z o.o. przez wyznaczoną osobę. Osoba odpowiedzialna za odbiór zgłoszenia zapewnia jego poufność i bezpieczeństwo.
Po odebraniu zgłoszenia, przeprowadzana jest wstępna analiza w celu oceny, czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje do podjęcia dalszych działań. Na tym etapie zespół może poprosić sygnalistę, o ile nie pozostaje anonimowy, o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
Na podstawie wstępnej analizy, podejmowana jest decyzja o wszczęciu postępowania wyjaśniającego lub o zakończeniu sprawy, jeśli zgłoszenie nie znajduje potwierdzenia lub jest uznane za bezzasadne.
W przypadku wszczęcia postępowania, powoływany jest zespół wyjaśniający, który przeprowadza dokładne dochodzenie w sprawie zgłoszonego naruszenia. Dochodzenie może obejmować rozmowy z osobami zaangażowanymi, analizę dokumentów, przegląd zapisów elektronicznych itp.
Po zakończeniu działań wyjaśniających, sporządzany jest raport końcowy, który zawiera wyniki dochodzenia, wnioski oraz rekomendacje dotyczące dalszych działań. Raport jest przekazywany zarządowi firmy lub innym odpowiednim organom wewnętrznym.
Jeśli zgłoszenie okaże się zasadne, firma podejmuje odpowiednie działania naprawcze, które mogą obejmować zmiany w procesach, przeszkolenie pracowników, wdrożenie nowych procedur lub podjęcie kroków dyscyplinarnych wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie.
Sygnalista jest informowany o ile nie pozostaje anonimowy, o wyniku postępowania i podjętych działaniach, z zastrzeżeniem, że niektóre informacje mogą być ograniczone ze względu na ochronę danych osobowych lub tajemnicę przedsiębiorstwa.
Sygnalista w ramach ustawy ma zapewnioną ochronę prawną przed wszelkimi formami represji, które mogłyby wynikać z dokonania zgłoszenia.
Ochrona sygnalistów obejmuje m.in. zabezpieczenie przed zwolnieniem, degradacją, mobbingiem, zastraszaniem oraz innymi formami represji ze strony pracodawcy lub innych osób w związku ze zgłoszeniem naruszenia.
Elbudbis sp. z o.o. wdraża szereg środków mających na celu ochronę sygnalistów przed jakimikolwiek formami represji:
Sygnalista nie może zostać zwolniony, zdegradowany, ani nie mogą zostać zmienione jego warunki zatrudnienia na gorsze z powodu zgłoszenia naruszenia.
Firma zobowiązuje się do podjęcia wszelkich działań, aby zapobiec i zareagować na próby działań odwetowych wobec sygnalisty, w tym wszczęcia odpowiednich postępowań wyjaśniających i dyscyplinarnych wobec sprawców takich działań.
W przypadku wystąpienia działań odwetowych, sygnalista może liczyć na wsparcie prawne ze strony firmy, w tym na pokrycie kosztów związanych z obroną swoich praw przed sądem lub innymi instytucjami.
Firma zapewnia dostęp do wsparcia psychologicznego dla sygnalistów, którzy doświadczyli stresu lub innych trudności związanych z procesem zgłaszania naruszeń.
Elbudbis sp. z o.o. zobowiązuje się do przestrzegania najwyższych standardów ochrony danych osobowych w procesie zgłaszania i rozpatrywania naruszeń:
Wszystkie zgłoszenia i związane z nimi informacje są przechowywane w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo danych. Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby upoważnione, które są bezpośrednio zaangażowane w proces wyjaśniania naruszenia.
Firma stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć zgłoszenia przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, modyfikacją lub zniszczeniem. Środki te obejmują szyfrowanie danych, zabezpieczenia fizyczne i procedury kontrolne.
Zgłoszenia są przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia postępowania i podjęcia odpowiednich działań, a następnie archiwizowane lub usuwane zgodnie z wewnętrznymi politykami ochrony danych oraz obowiązującymi przepisami prawa.
Elbudbis sp. z o.o. zobowiązuje się do prowadzenia regularnych działań edukacyjnych, mających na celu zwiększenie świadomości pracowników na temat ochrony sygnalistów oraz obowiązujących procedur:
Wszystkie osoby zatrudnione w firmie są regularnie szkolone w zakresie przysługujących im praw i obowiązków związanych z zgłaszaniem naruszeń. Szkolenia obejmują również omówienie kanałów zgłaszania naruszeń oraz procedur ochrony sygnalistów.
Firma zapewnia dostęp do materiałów informacyjnych, w tym broszur, plakatów, oraz informacji zamieszczonych na wewnętrznej platformie, które opisują proces zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.
Pracownicy są regularnie informowani o wszelkich zmianach w procedurach oraz o nowych przepisach prawnych dotyczących ochrony sygnalistów. Komunikaty te są przekazywane za pośrednictwem e maila, Internetu, tablic ogłoszeń oraz spotkań informacyjnych.
Zasady ochrony sygnalistów w Elbudbis sp. z o.o. weszły w życie z dniem 13 września 2024 r. i jest obowiązują dla wszystkich pracowników oraz osób współpracujących z firmą. Zasady te są częścią polityki zarządzania ryzykiem i compliance w firmie i będą regularnie przeglądane oraz aktualizowane w odpowiedzi na zmieniające się przepisy prawne oraz potrzeby organizacyjne.
Wszelkie zmiany w niniejszej procedurze będą wprowadzane w formie pisemnej i komunikowane wszystkim pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem. Firma zastrzega sobie prawo do modyfikacji procedury w celu dostosowania jej do nowych regulacji prawnych lub wewnętrznych potrzeb firmy.
W przypadku pytań dotyczących niniejszej procedury, potrzeby zgłoszenia naruszenia lub uzyskania wsparcia, pracownicy oraz osoby współpracujące mogą skontaktować się z:
1) Działem HR: Ewa Wróblewska, e-mail: e.wroblewska@elbudbis.pl, tel. + 48 609- 993 -994 2) Działem Prawnym: Klaudia Kwiatkowska, e-miał: k.kwiatkowska@elbudbis.pl
3) Działem BHP: Arkadiusz Noga, e-mail: a.noga@elbudbis.pl, tel. +48 663 303 004
Osoby te mogą Ci udzielić informacji na temat praw przysługujących sygnalistom i jeżeli będziesz miał taką potrzebę, również przyjąć zgłoszenie naruszenia prawa.